Bergmann Autopilot

Jeder Kunde erhält einen eigenen, fertig vorkonfigurierten Server in Deutschland — kein Cloud-Abo bei US-Anbietern, kein monatelanges Beratungsprojekt. Die KI (europäisch, DSGVO-konform mit AV-Vertrag) arbeitet ab dem ersten Tag: Belege, Dokumente und Termine laufen automatisch, bedienbar ganz ohne IT-Kenntnisse. Festpreis statt Tagessätze, keine Vertragsbindung — und bei Unsicherheit fragt das System den Chef, statt zu raten.

Architektur: Jede Kundeninstanz läuft auf einem dedizierten Server bei einem deutschen Hosting-Anbieter — vollständig isoliert, keine geteilte Mandanten-Cloud. Der Unterbau besteht aus bewährten Open-Source-Komponenten (Dokumentenablage, Workflow-Automatisierung, Datenbank), die als fertig konfiguriertes Gesamtsystem ausgeliefert werden. KI-Verarbeitung: Texterkennung und Sprachverständnis laufen über europäische KI-Modelle (Mistral, EU-Rechenzentren, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, kein Training mit Kundendaten). Ein mehrstufiges Zonen-Modell entscheidet je nach Datenart, ob deterministisch, pseudonymisiert oder gar nicht extern verarbeitet wird — für Berufsgeheimnisträger (§ 203 StGB) gelten verschärfte Regeln. Verlässlichkeit: Jede KI-Entscheidung wird protokolliert; bei Unsicherheit fragt das System den Nutzer, statt zu raten. Eine automatische Fehleranalyse und Selbstheilungsmechanismen überwachen jede Instanz rund um die Uhr. Belege werden revisionsfreundlich mit Sende- und Verarbeitungsnachweis an die Buchhaltung (z. B. BuchhaltungsButler, DATEV-Anbindung über Standardwege) übergeben. Bedienung: Alle Funktionen sind konsequent für fachfremde Nutzer gestaltet — Regeln werden als Alltagssätze formuliert, das System lernt aus einzelnen Korrekturen („künftig immer so"), ohne dass jemand konfigurieren muss.

Kostenmodell: Der Bergmann Autopilot wird zum monatlichen Festpreis betrieben — im niedrigen dreistelligen Bereich, abhängig vom Funktionsumfang. Darin enthalten sind der eigene Server in Deutschland, alle KI-Verarbeitungskosten, laufende Updates und die Überwachung des Systems. Es gibt keine versteckten Nutzungs- oder Token-Gebühren: Die KI-Kosten je Instanz sind technisch gedeckelt. Der Einstieg erfolgt über eine vergünstigte Testphase mit dem vollen Funktionsumfang am eigenen, echten Betrieb — keine Demo-Umgebung, sondern die spätere Produktivinstanz. Zusatzmodule (z. B. Wissens-Assistent, Schreib-Assistent, Telefonnotizen) sind einzeln zubuchbar, sodass jeder Betrieb nur bezahlt, was er nutzt. Keine Vertragsbindung, monatlich kündbar. Ein vorgelagerter KI-Ready-Check ermittelt vorab, wie viele unbezahlte Bürostunden pro Woche im Betrieb stecken — damit lässt sich die Investition ehrlich gegen die eingesparte Zeit rechnen.

Implementierungsaufwand: ein Termin statt eines Projekts. Der Server wird vollständig vorkonfiguriert ausgeliefert — die Instanz existiert bereits, bevor der Kunde sie zum ersten Mal sieht. Beim Einrichtungstermin (vor Ort oder per Fernwartung, typischerweise 1–2 Stunden) werden die Scan-App auf dem Smartphone eingerichtet, die Ordnerstruktur an den Betrieb angepasst und die ersten echten Belege gemeinsam verarbeitet. In der Praxis laufen noch am Einweisungstag reale Dokumente durchs System. Voraussetzungen beim Kunden: praktisch keine. Ein Smartphone genügt; es wird keine Software auf Firmenrechnern installiert, keine bestehende IT verändert und kein Personal geschult, das „das System betreuen" müsste — Betrieb, Updates und Überwachung übernimmt der Anbieter vollständig. Schrittweise statt Big Bang: Der Betrieb startet mit der Belegverarbeitung und nimmt weitere Funktionen (Dokumentenablage, Termine, Buchhaltungsanbindung, Zusatzmodule) im eigenen Tempo dazu. Die Anbindung an Steuerberater oder Buchhaltungssoftware erfolgt gemeinsam zum passenden Zeitpunkt — bis dahin sammelt das System alles revisionsfreundlich und reicht es später auf Knopfdruck nach.